Logiciel de gestion pour centres de soutien scolaire
Réunissez les groupes, les changements de cours, les nouvelles aux parents, la présence et les paiements dans un seul espace de travail clair.
3 choses demandent votre attention ce matin
À traiter
Aujourd'hui
Hannah Okafor demande de déplacer le cours de lundi à mardi 16 h Années 3–4 Maths primaire, Groupe 01. Motif : réunion parents-professeurs à son école
Essayez un changement de cours
Suivez une vraie séquence TutorHQ avec des données fictives : la demande, la vérification des conflits, votre décision et ce qui change ensuite. Rien n'est envoyé à personne.
Étape 1 · Depuis la page de la tutrice
« Pouvons-nous déplacer le cours de lundi à mardi 16 h ? C'est la réunion parents-professeurs dans mon école. »
La demande arrive sur l'écran Aujourd'hui du bureau, avec le cours, le motif et l'horaire proposé. Rien ne change encore pour les familles.
Étape 2 · TutorHQ vérifie l'horaire
Étape 3 · Le bureau décide
Vous pouvez approuver le changement tel qu'il est demandé, l'approuver avec un autre horaire convenu avec la tutrice, ou le refuser en lui renvoyant une note.
Étape 3 · Le bureau décide
TutorHQ refuse tout changement qui placerait un tuteur ou un enfant dans deux cours à la fois, et la demande repasse en attente. Personne n'a été prévenu.
Étape 4 · Tout se met à jour en même temps
Historique : déplacé de lundi 16 h à mardi 16 h, approuvé par le bureau. L'horaire d'origine reste enregistré à côté du nouveau.
Hannah est elle aussi informée de la décision. Dans la démo, vous pouvez ouvrir l'écran du parent et y voir le changement.
Une simulation avec des noms fictifs. Dans TutorHQ, les mêmes étapes s'appliquent à vos propres cours et familles.
Pour votre équipe
Le bureau voit tout le centre. Les tuteurs voient leurs propres groupes. Les parents voient leurs propres enfants. C'est le serveur qui l'impose, pas seulement l'écran.
Administrateurs, coordinateurs et équipe financière
Prochaine actionApprouver le déplacement du cours de Hannah
Nom d'utilisateur et mot de passe, ou leur lien personnel
Prochaine actionFaire l'appel du cours de Biologie, Année 10, à 17 h
Une seule connexion pour tous les enfants, dans n'importe quel navigateur
Prochaine actionConfirmer la place réservée pour Leo
À traiter
Aujourd'hui, 2 cours
Maya et Leo
Groupes et familles
Chaque groupe a son année, sa matière, son tuteur, ses horaires, ses places et ses règles. Frères et sœurs sont rattachés à un même parent : le bureau écrit à un foyer, pas à une liste d'enfants.
Bonjour Rana. Aujourd'hui, Maya a cours de Maths primaire à 16 h et Leo a cours de Sciences, Année 8, à 17 h 30. Les deux liens de cours sont sur votre page TutorHQ.
Les rappels sont préparés chaque matin. Le bureau les relit, modifie la formulation si besoin et les envoie en une fois, ou les laisse partir automatiquement.
Présence, frais et rémunération
L'appel, la facture du parent et la rémunération du tuteur proviennent tous du même cours : un cours est facturé une fois et payé une fois. Les montants ci-dessous sont donnés à titre d'exemple.
Année 10 Biologie, Groupe 04, lundi 17 h avec Priya Raman.
Chaque élève est pointé avant que le cours puisse être terminé.
Facturé selon vos règles : les absences excusées ne sont pas facturées.
Les cours terminés et le tarif du groupe donnent un relevé de paie que le bureau approuve.
Après les cours, par mensualité à votre jour de facturation, ou par forfaits de cours prépayés. Les factures passent de brouillon à émise, envoyée puis payée.
Par carte via Stripe, une fois Stripe connecté. Les espèces, les virements et les chèques sont enregistrés par le bureau.
Une facture émise par erreur peut être annulée, les remboursements sont enregistrés avec une note, et les absences répétées déclenchent une alerte.
De l'appel à la paie
Regardez l'argent d'une semaine se réconcilier : l'appel crée les frais, les frais forment la facture, le paiement y est rapproché, et les mêmes cours deviennent le relevé de paie de l'tuteur. Centre fictif, montants indicatifs.
Connexions
Seul le propriétaire du compte connecte un service, en collant ses identifiants dans les Paramètres. D'ici là, tout fonctionne déjà dans TutorHQ.
Les parents règlent les factures et les forfaits de cours par carte depuis leur page.
Les messages aux parents et aux tuteurs, envoyés via SendGrid.
Les alertes pour l'équipe, les demandes des tuteurs et le résumé du matin dans votre canal.
Une copie chaque nuit, chiffrée avec une phrase secrète que votre centre conserve.
Facultatif. Le chat d'aide fonctionne sans ; avec un fournisseur, il peut faire des recherches et rédiger des messages.
Toujours active. Chaque message apparaît aussi sur la page de la famille, dans n'importe quel navigateur, sans application à installer.
WhatsApp est pris en charge : les messages aux parents partent automatiquement dès que votre compte WhatsApp Business est connecté et, d'ici là, chacun s'envoie d'une touche depuis l'application, le texte déjà prêt. Les SMS ne sont pas proposés aujourd'hui. Découvrez comment chaque service traite les données sur la page Confiance et données.
Ce que nous pouvons vous montrer
TutorHQ est nouveau. Voici ce qui est vrai aujourd'hui, et comment le vérifier par vous-même.
Nous n'avons pas encore de témoignages clients à présenter. Quand des centres accepteront de partager leurs résultats, ils apparaîtront ici avec leur nom. D'ici là, explorez le centre d'exemple et jugez le produit par vous-même.
Tarifs
Il n'y a pas encore de grille tarifaire. Votre devis dépend de votre taille et de l'accompagnement souhaité, et vous verrez chaque coût externe avant de signer.
prélevé sur ce que les parents vous paient.
Passer à TutorHQ
Nous traitons chaque étape avec votre bureau avant que quoi que ce soit change pour les familles. Centre fictif, chiffres d'exemple.
Un accès selon le rôle, chaque modification enregistrée avec son auteur, des sauvegardes chaque nuit et des exports Excel ou CSV quand vous le souhaitez. Nous confirmons par écrit l'hébergeur et l'emplacement du serveur avant votre signature.
Confiance et données →Nous menons la migration avec votre bureau et restons étroitement impliqués pendant une période d'accompagnement convenue après la bascule. Sa durée est fixée dans votre devis.
Posez-nous une question →Questions
Non. Les parents ouvrent leur propre page dans n'importe quel navigateur pour voir les cours, les devoirs, la présence, les messages et les factures. Les messages sont aussi envoyés par e-mail une fois un fournisseur d'e-mail connecté.
Depuis leur propre page, ils choisissent d'annuler, de reporter ou de déplacer, indiquent un motif et proposent un horaire. Le bureau approuve, choisit un autre horaire ou refuse, et les parents ne sont prévenus qu'après la décision.
Les parents, les élèves et les tuteurs s'importent depuis un tableur, et l'import vérifie chaque ligne avant tout enregistrement. Nous vous aidons à configurer les groupes et les règles. Voir Passer à TutorHQ.
Oui, via Stripe, depuis leur propre page. Stripe facture ses propres frais ; TutorHQ ne prend aucun pourcentage. Les espèces, les virements et les chèques peuvent aussi être enregistrés.
Dans une base de données unique, sur un serveur que nous gérons, avec des sauvegardes chaque nuit. Nous confirmons par écrit l'hébergeur et l'emplacement avant votre signature : si vous avez une exigence, dites-le-nous dès le départ.
À tout moment. Les rapports s'exportent en Excel ou CSV ou s'impriment en PDF, et les membres de l'équipe autorisés à exporter peuvent télécharger vos données depuis les Paramètres.
Prochaine étape
Essayez le centre d'exemple par vous-même, ou réservez une présentation de 30 minutes avec des données d'essai à l'image de votre centre.
