Comment fonctionne TutorHQ

Ce qui se passe

1. Le bureau crée le groupeSon nom est formé à partir de l'année, de la matière, du tuteur, du jour et de l'heure, par exemple « Année 10 Biologie – Priya Raman – lundi 17 h – Groupe 04 », et il se met à jour dès que l'un de ces éléments change.
2. Les cours hebdomadaires sont planifiésLes cours se répètent sur les dates du trimestre. Des cours ponctuels supplémentaires peuvent être ajoutés au groupe à tout moment.
3. Vos règles habituelles sont appliquéesLes règles d'annulation, de retard, de paiement, de cours manqués et de remplacement, de départ et de communication viennent des Paramètres, et peuvent être modifiées pour un groupe.
4. Les élèves prennent placeAjoutez directement des élèves quand leurs parents ont donné leur accord, ou placez-les depuis la liste d'attente. Celle-ci indique la matière et l'année de chaque élève, ainsi que les horaires possibles pour ses parents.
5. Les parents confirment une place réservéeQuand une place est réservée pour un enfant, le parent la voit sur sa page avec un bouton Confirmer et l'heure limite de la réservation. En confirmant, il accepte les conditions du groupe.
6. Les changements sont enregistrésLes élèves peuvent être déplacés dans un autre groupe, mis en pause ou retirés. Chaque ajout, retrait et déplacement est conservé dans l'historique du groupe, avec la date et son auteur.

Cas particuliers gérés

• Un groupe ne peut pas dépasser son nombre de places, et deux enfants ne peuvent pas recevoir la même place. La base de données elle-même le refuse.
• Un tuteur ne peut pas être inscrit à deux cours en même temps, un enfant non plus.
• Si une place réservée n'est pas confirmée à temps, elle est libérée et proposée à l'enfant suivant sur la liste d'attente. Vous fixez la durée d'une réservation.
• Quand un groupe a besoin d'un tuteur, il peut être proposé aux tuteurs les plus adaptés, quelques-uns à la fois. Le premier qui accepte l'obtient, et seuls les tuteurs dont le contrôle des antécédents est validé et à jour se voient proposer des groupes.
• Si un tuteur ne peut pas assurer un cours, le bureau peut trouver un remplaçant parmi les tuteurs qui enseignent cette matière, ont un contrôle validé et sont libres à ce moment-là. Le remplaçant assure ce cours et en perçoit la rémunération.
• Mettre un groupe en pause suspend ses cours à venir, et les parents peuvent être prévenus. La reprise les rétablit. Un groupe clôturé conserve tout son historique.
• Le calendrier affiche chaque cours par jour, par semaine ou par mois, et signale les conflits et les cours placés hors des disponibilités d'un tuteur.

Ce qui se passe

1. Les messages partent de vos modèlesBienvenue, cours déplacé, reporté ou annulé, paiement dû, départ confirmé, entre autres : chacun est rédigé une fois avec vos mots, avec un aperçu exact.
2. Les rappels du matin sont préparésChaque matin, TutorHQ prépare un rappel par parent pour les cours du jour, avec tous les enfants de la famille dans le même message.
3. Le bureau les relitLisez-les, modifiez la formulation, ignorez-en un, ou envoyez-les tous en une fois. Dans les Paramètres, vous choisissez de les relire d'abord, de les envoyer automatiquement ou de les désactiver.
4. Les messages sont distribuésChaque message apparaît sur la page du parent. Les messages de service (places, annulations, argent et réponses directes) sont toujours envoyés par e-mail. Les messages facultatifs, comme les comptes rendus de cours, ne sont envoyés par e-mail qu'aux familles qui les ont acceptés.
5. La distribution est suivieChaque message affiche son état : en file d'attente, envoyé, distribué ou lu quand le fournisseur le signale, échoué avec le motif, ou retenu faute de consentement ou de fournisseur connecté.
6. Les parents répondentLes parents peuvent écrire au bureau depuis leur page, et les réponses y apparaissent aussi. Ils peuvent également signaler à l'avance absences et vacances.
7. Votre équipe reste informée dans SlackLes demandes des tuteurs, les questions des parents, les messages échoués et les autres alertes peuvent être publiés dans votre canal Slack, avec un résumé du matin à l'heure de votre choix.

Cas particuliers gérés

• Un e-mail en échec est retenté trois fois à intervalles croissants, puis marqué Échoué avec le motif, et votre équipe est prévenue. Vous pouvez relancer tous les messages échoués en une fois.
• Une adresse e-mail qui rejette les messages est signalée sur l'écran Aujourd'hui et sur la page de la famille.
• Si un cours est annulé, déplacé ou ajouté après la préparation des rappels du matin, les rappels concernés sont réécrits. Votre formulation est conservée quand les cours n'ont pas changé, et Tout envoyer n'envoie que les versions vues par le bureau.
• Tant qu'aucun fournisseur d'e-mail n'est connecté, les messages sont conservés dans TutorHQ et sur la page du parent : rien n'est perdu.
• Les familles fictives des données d'exemple ne reçoivent jamais de vrais e-mails.
• Les annonces, comme une fermeture pendant les vacances, peuvent être envoyées à tous les parents, à tous les tuteurs, à la liste d'attente ou à un seul groupe.