Ressources
Les centres de soutien scolaire détiennent des informations sur des enfants. Cette page décrit la configuration actuelle de TutorHQ : qui peut voir quoi, où les données sont conservées, comment elles sont sauvegardées, et quels services externes interviennent, et à quel moment.
L'accès dépend du rôle, et c'est le serveur qui l'impose, pas seulement l'écran.
La connexion d'un parent affiche les emplois du temps, la présence, les notes et devoirs partagés, les messages et les factures de ses propres enfants. Les dossiers des autres familles ne lui sont pas accessibles.
Les tuteurs voient les cours, les appels et les élèves des groupes dont ils ont la charge. Les élèves sont affichés par prénom et initiale du nom. Les notes marquées comme problèmes ou recommandations restent au bureau et ne sont pas montrées aux parents.
Les autorisations se règlent par personne : consulter et gérer les opérations, modifier les personnes, consulter et modifier la comptabilité, les modèles de messages, les statistiques, les imports, les exports et les paramètres. Les membres de l'équipe sans autorisation comptable ne voient pas l'argent, y compris dans les exports et sur l'écran Aujourd'hui.
Seul le propriétaire du compte peut connecter, modifier ou déconnecter des services externes. Les identifiants saisis dans les Paramètres sont stockés chiffrés et ne sont plus jamais affichés en entier, seulement sous forme masquée, par exemple ••••1234.
Chaque modification est inscrite au journal d'activité, avec son auteur et sa date. Chaque personne, groupe et cours affiche aussi son propre historique.
Les mots de passe sont stockés sous forme de hachages salés, pas en clair. Les échecs de connexion répétés sont ralentis par compte et par réseau. Les sessions du bureau et des parents expirent au bout de 12 heures. Le lien personnel d'un tuteur peut être remplacé à tout moment, ce qui désactive immédiatement l'ancien.
Les données de votre centre sont conservées dans une base de données unique, sur un serveur que nous gérons. Tout le trafic vers ce serveur est chiffré en HTTPS, seuls les ports web et d'administration sont ouverts, et les mises à jour de sécurité s'installent automatiquement.
Nous confirmerons par écrit l'hébergeur et l'emplacement du serveur avant votre signature. Si vous avez une exigence quant au lieu d'hébergement de vos données, dites-le-nous dès le départ.
Une copie de toute la base de données est enregistrée sur le serveur chaque nuit, et les 14 copies les plus récentes sont conservées.
Quand le propriétaire connecte un stockage compatible S3 de son choix, une copie nocturne est aussi chiffrée avec une phrase secrète conservée par le centre, puis envoyée vers ce stockage. Sans la phrase secrète, le fichier est illisible. Si une sauvegarde externe échoue, votre équipe est alertée.
La restauration à partir d'une sauvegarde a été testée pour la dernière fois le 5 octobre 2026 : la dernière sauvegarde a été décompressée et le système a démarré avec toutes ses données. Nos tests automatisés vérifient aussi que les sauvegardes sont bien réalisées.
Les identifiants enregistrés pour les services externes sont chiffrés avec une clé conservée hors de la base de données : une sauvegarde de la base seule ne contient donc pas d'identifiants exploitables.
Quand un élève part, il devient inactif au lieu d'être supprimé. Ses cours, sa présence, ses paiements et ses messages restent enregistrés : les soldes et l'historique restent cohérents.
Si une famille souhaite que ses données soient supprimées, elle s'adresse à votre bureau. Votre centre décide de ce qu'il doit conserver, par exemple pour sa comptabilité, et nous procédons à la suppression avec vous. Cela se fait sur demande, et non via un bouton de suppression dans l'application.
Les rapports s'exportent en Excel ou CSV ou s'impriment en PDF, et les membres de l'équipe autorisés à exporter peuvent télécharger vos données depuis les Paramètres à tout moment.
Les nouveaux centres démarrent avec des données d'exemple fictives pour faire des essais. Le propriétaire les supprime avant la mise en service, et les familles d'exemple ne reçoivent jamais de vrais e-mails.
Deux services interviennent toujours : notre hébergeur, et Google Fonts, qui fournit les polices de caractères. Tous les autres services ne reçoivent des données que si votre centre les connecte. Chacun est connecté par le propriétaire dans les Paramètres, et peut y être déconnecté.
Fait fonctionner le serveur qui héberge la base de données et les sauvegardes sur le serveur. Nous confirmons par écrit l'hébergeur et l'emplacement avant votre signature.
Le site web et les pages du bureau, des parents et des tuteurs chargent leurs polices depuis Google Fonts : Google reçoit donc l'adresse IP et les informations de navigateur de chaque visiteur. Aucune donnée de TutorHQ n'est transmise.
Quand un parent paie par carte, TutorHQ transmet à Stripe le montant, l'objet du paiement et l'adresse e-mail du parent. Les données de carte sont saisies sur la page de paiement de Stripe et ne sont pas stockées par TutorHQ.
Publie les alertes pour l'équipe et le résumé du matin dans votre canal Slack. Si vous le souhaitez, il publie aussi des copies des messages, qui peuvent contenir les noms des parents et les prénoms des enfants. Vous choisissez ce que reçoit chaque canal.
Messages aux parents qui ont accepté WhatsApp. Une fois WhatsApp Business connecté, Meta reçoit le numéro WhatsApp du parent et le message ; d'ici là, le bureau envoie chacun depuis son propre WhatsApp en touchant Ouvrir dans WhatsApp.
Distribue les e-mails aux parents et aux tuteurs. Il reçoit l'adresse du destinataire et le message. Tant qu'aucun service d'e-mail n'est connecté, les messages restent dans TutorHQ et sur la page de chaque parent.
Un stockage sur votre propre compte. Les sauvegardes sont chiffrées avec votre phrase secrète avant de quitter le serveur.
Groq, Cerebras, OpenRouter ou Google Gemini, seulement si vous ajoutez une clé pour l'un d'eux. Voir ci-dessous ce qui est transmis.
Le chat d'aide fonctionne sans fournisseur d'IA : il répond aux questions pratiques à partir d'un guide intégré. Connecter un fournisseur d'IA est facultatif.
Quand un fournisseur est connecté, la question et les données que l'assistant consulte pour y répondre sont transmises à ce fournisseur. Elles peuvent inclure les noms des enfants, les cours et les factures.
L'assistant fait ses recherches avec les droits de la personne connectée : l'assistant d'un parent ne voit que les enfants de ce parent, celui d'un tuteur que ses groupes.
Si l'assistant propose une action, comme l'envoi d'un message, elle n'a lieu qu'après que la personne a appuyé sur Confirmer, et elle passe par les contrôles habituels et le journal d'activité.
Les offres gratuites susceptibles d'utiliser les requêtes pour entraîner leurs modèles, c'est-à-dire aujourd'hui Gemini et les modèles gratuits d'OpenRouter, ne sont utilisées par défaut que tant que les données d'exemple sont chargées, pas avec de vraies familles. Vérifiez les conditions du fournisseur choisi avant de l'utiliser avec de vraies familles.
TutorHQ est conçu en tenant compte du UK GDPR et du Children's Code de l'ICO. Cette page décrit le fonctionnement du logiciel ; ce n'est pas une certification, et votre centre reste responsable de ses propres politiques. Pour toute question sur les données, contactez-nous.
Passez de la vue du bureau à celles du tuteur et du parent dans la démo, ou réservez une présentation et venez avec vos questions sur les données.