Las familias solo ven a sus propios hijos
El acceso de una familia muestra los horarios, la asistencia, las notas y los deberes compartidos, los mensajes y las facturas de sus propios hijos. Los registros de otras familias no están a su alcance.
Recursos
Confianza y datos
Las academias guardan datos de menores. Esta página describe cómo está configurado TutorHQ hoy: quién puede ver qué, dónde se guardan los registros, cómo se hacen las copias de seguridad y qué servicios externos intervienen, y cuándo.
Quién puede ver qué
El acceso depende del rol, y lo garantiza el servidor, no solo la pantalla.
Los tutores solo ven sus propios grupos
Los tutores ven las clases, las listas de asistencia y los alumnos de los grupos a los que dan clase. Los alumnos aparecen con su nombre y la inicial del apellido. Las notas marcadas como incidencias o recomendaciones se quedan en la oficina y no se muestran a las familias.
El personal de la oficina tiene los permisos que tú le das
Los permisos se asignan por persona: ver y gestionar las operaciones, editar personas, ver y editar cuentas, plantillas de mensajes, estadísticas, importaciones, exportaciones y ajustes. El personal sin permiso de cuentas no ve el dinero, tampoco en las exportaciones ni en la pantalla Hoy.
El titular controla las conexiones
Solo el titular de la cuenta puede conectar, cambiar o desconectar servicios externos. Las credenciales introducidas en Ajustes se guardan cifradas y nunca vuelven a mostrarse completas, solo ocultas, por ejemplo ••••1234.
Todo queda registrado
Cada cambio queda escrito en el registro de actividad con quién lo hizo y cuándo. Cada persona, grupo y clase muestra además su propio historial.
Inicio de sesión
Las contraseñas se guardan como hashes con sal, no como texto. Los intentos fallidos repetidos se ralentizan por cuenta y por red. Las sesiones de la oficina y de las familias terminan a las 12 horas. El enlace privado de un tutor se puede sustituir en cualquier momento, y el anterior deja de funcionar al instante.
Dónde se guardan los datos
Los registros de tu academia se guardan en una única base de datos, en un servidor que gestionamos nosotros. Todo el tráfico hacia él va cifrado por HTTPS, solo están abiertos los puertos web y de administración, y las actualizaciones de seguridad se instalan automáticamente.
Te confirmaremos por escrito el proveedor de alojamiento y la ubicación del servidor antes de que firmes. Si tienes algún requisito sobre dónde deben guardarse tus datos, dínoslo desde el principio.
Copias de seguridad
Cada noche, en el servidor
Cada noche se guarda en el servidor una copia de toda la base de datos, y se conservan las 14 copias más recientes.
Cada noche, fuera del servidor, si conectas un almacenamiento
Cuando el titular conecta un almacenamiento compatible con S3 que elija, cada noche también se cifra una copia con una frase de contraseña que guarda la academia y se sube allí. Sin la frase de contraseña, el archivo no se puede leer. Si falla una copia externa, se avisa a tu equipo.
La restauración está probada
La restauración desde una copia se probó por última vez el 5 de octubre de 2026: se descomprimió la copia más reciente y el sistema arrancó con todos sus datos. Nuestras pruebas automáticas también comprueban que las copias se hacen.
Los datos de conexión se guardan aparte
Las credenciales guardadas de los servicios externos se cifran con una clave que se guarda fuera de la base de datos, así que una copia de la base de datos por sí sola no contiene credenciales utilizables.
Archivo y eliminación
Los alumnos dados de baja se archivan
Cuando un alumno se va, pasa a estar inactivo en lugar de eliminarse. Sus clases, asistencia, pagos y mensajes se conservan, así que los saldos y el historial siguen cuadrando.
Eliminación a petición
Si una familia quiere que se eliminen sus datos, se lo pide a tu oficina. Tu academia decide lo que debe conservar, por ejemplo para la contabilidad, y nosotros hacemos la eliminación contigo. Se gestiona mediante una solicitud, no con un botón de borrar en la aplicación.
Sacar tus datos
Los informes se exportan a Excel o CSV o se imprimen en PDF, y el personal con permiso de exportación puede descargar tus registros desde Ajustes en cualquier momento.
Los datos de ejemplo van aparte
Las academias nuevas empiezan con datos de ejemplo ficticios para probar. El titular los elimina antes de empezar a usarlo de verdad, y a las familias de ejemplo nunca se les envían correos reales.
Servicios externos
Siempre intervienen dos servicios: nuestro proveedor de alojamiento y Google Fonts, que proporciona las tipografías. Cualquier otro servicio solo recibe datos cuando tu academia lo conecta. Cada uno lo conecta el titular en Ajustes, y desde ahí se puede desconectar.
Nuestro proveedor de alojamiento
SiempreGestiona el servidor donde están la base de datos y las copias de seguridad del servidor. Te confirmamos por escrito el proveedor y la ubicación antes de que firmes.
Google Fonts
SiempreEl sitio web y las páginas de la oficina, las familias y los tutores cargan sus tipografías desde Google Fonts, así que Google recibe la dirección IP y los datos del navegador de cada visitante. No se envía ningún registro de TutorHQ.
Stripe
Solo si aceptas pagos con tarjetaCuando una familia paga con tarjeta, TutorHQ envía a Stripe el importe, el concepto del pago y la dirección de correo de la familia. Los datos de la tarjeta se introducen en la propia página de pago de Stripe y TutorHQ no los guarda.
Slack
Solo si lo conectasPublica las alertas para el personal y el resumen de la mañana en tu canal de Slack. Si quieres, también publica copias de los mensajes, que pueden incluir los nombres de las familias y los nombres de pila de los alumnos. Tú eliges lo que recibe cada canal.
WhatsApp (Meta)
Solo si envías mensajes de WhatsAppMensajes a las familias que aceptaron WhatsApp. Cuando conectas WhatsApp Business, Meta recibe el número de WhatsApp de la familia y el mensaje; hasta entonces, la oficina envía cada uno desde su propio WhatsApp tocando Abrir en WhatsApp.
SendGrid (correo electrónico)
Solo si lo conectasEntrega los correos a familias y tutores. Recibe la dirección del destinatario y el mensaje. Hasta que se conecta uno, los mensajes se quedan dentro de TutorHQ y en la página de cada familia.
Almacenamiento externo para copias de seguridad
Solo si lo conectasAlmacenamiento en tu propia cuenta. Las copias se cifran con tu frase de contraseña antes de salir del servidor.
Un proveedor de IA
OpcionalGroq, Cerebras, OpenRouter o Google Gemini, solo si añades una clave de alguno de ellos. Más abajo verás qué se envía.
El asistente de IA
El chat de ayuda funciona sin ningún proveedor de IA y responde a preguntas sobre cómo hacer las cosas a partir de una guía integrada. Conectar un proveedor de IA es opcional.
Qué se envía
Cuando hay un proveedor conectado, se le envían la pregunta y los registros que el asistente consulta para responderla. Pueden incluir nombres de alumnos, clases y facturas.
Solo ve lo que puede ver la persona
El asistente consulta los datos como la persona que ha iniciado sesión, así que el asistente de una familia solo ve a los hijos de esa familia, y el de un tutor, solo sus grupos.
Nada cambia sin confirmación
Si el asistente propone una acción, como enviar un mensaje, solo se realiza después de que la persona pulse Confirmar, y pasa por las comprobaciones habituales y por el registro de actividad.
Planes gratuitos que pueden entrenar con las consultas
Los planes gratuitos que pueden usar las consultas para entrenar sus modelos, que hoy son Gemini y los modelos gratuitos de OpenRouter, solo se usan por defecto mientras están cargados los datos de ejemplo, no con familias reales. Revisa las condiciones del proveedor que elijas antes de usar cualquier proveedor con familias reales.
Preguntas sobre los datos
TutorHQ está diseñado teniendo en cuenta el UK GDPR y el Children's Code del ICO. Esta página describe cómo funciona el software; no es una certificación, y tu academia sigue siendo responsable de sus propias políticas. Si tienes preguntas sobre los datos, contacta con nosotros.
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