Cómo funciona TutorHQ

Qué ocurre

1. La oficina crea el grupoSu nombre se forma con el curso, la asignatura, el tutor, el día y la hora, por ejemplo «Curso 10 Biología – Priya Raman – lunes 17:00 – Grupo 04», y se actualiza cuando cambia cualquiera de esos datos.
2. Se programan las clases semanalesLas clases se repiten durante las fechas del trimestre. Se pueden añadir clases extra puntuales al grupo en cualquier momento.
3. Se aplican tus normas habitualesLas normas de cancelación, retrasos, pagos, clases perdidas y de recuperación, bajas y comunicación vienen de Ajustes, y se pueden cambiar para un grupo concreto.
4. Los alumnos ocupan plazasAñade alumnos directamente cuando sus familias hayan dado su conformidad, o asígnalos desde la lista de espera. La lista de espera muestra la asignatura y el curso de cada alumno y los horarios que le van bien a su familia.
5. Las familias confirman una plaza reservadaCuando se reserva una plaza para un alumno, la familia la ve en su página con un botón Confirmar y la hora hasta la que está reservada. Al confirmar, acepta las condiciones del grupo.
6. Los cambios quedan registradosLos alumnos se pueden pasar a otro grupo, poner en pausa o dar de baja. Cada alta, baja y cambio queda en el historial del grupo con la fecha y quién lo hizo.

Casos especiales resueltos

• Un grupo no puede superar su número de plazas, y no se puede dar la misma plaza a dos alumnos. Lo impide la propia base de datos.
• Un tutor no puede tener dos clases a la vez, y un alumno tampoco.
• Si una plaza reservada no se confirma a tiempo, se libera y se ofrece al siguiente alumno de la lista de espera. Tú decides cuánto dura una reserva.
• Cuando un grupo necesita tutor, se puede ofrecer a los tutores más adecuados, unos pocos cada vez. El primero que acepta se lo queda, y solo se ofrecen grupos a tutores con la comprobación de antecedentes superada y en vigor.
• Si un tutor no puede dar una clase, la oficina puede buscar un sustituto entre los tutores que dan esa asignatura, tienen la comprobación superada y están libres a esa hora. El sustituto da esa clase y cobra por ella.
• Al poner un grupo en pausa, sus próximas clases quedan en espera, y se puede avisar a las familias. Al reanudarlo, vuelven. Un grupo cerrado conserva todo su historial.
• El calendario muestra todas las clases por día, semana o mes, y avisa de los conflictos y de las clases fuera de la disponibilidad de un tutor.

Qué ocurre

1. Los mensajes parten de tus plantillasBienvenida, clase cambiada, aplazada o cancelada, pago pendiente, baja confirmada y otros se redactan una sola vez con tus palabras, con una vista previa exacta.
2. Se preparan los recordatorios de la mañanaCada mañana TutorHQ redacta un recordatorio por familia con las clases de ese día, con todos los hijos incluidos en el mismo mensaje.
3. La oficina los revisaLéelos, cambia lo que quieras del texto, omite alguno o envíalos todos a la vez. En Ajustes eliges si los revisas antes, si se envían automáticamente o si están desactivados.
4. Los mensajes se entreganCada mensaje aparece en la página de la familia. Los mensajes de servicio, sobre plazas, cancelaciones, dinero y respuestas directas, se envían siempre por correo electrónico. Los opcionales, como los informes de clase, solo se envían por correo a las familias que los han aceptado.
5. Se sigue la entregaCada mensaje muestra su estado: en cola, enviado, entregado o leído cuando el proveedor lo indica, fallido con el motivo, o retenido porque no hay consentimiento o todavía no hay ningún proveedor conectado.
6. Las familias respondenLas familias pueden escribir a la oficina desde su página, y las respuestas aparecen también allí. También pueden avisar a la oficina de ausencias y vacaciones con antelación.
7. Tu equipo está al día en SlackLas solicitudes de tutores, las preguntas de las familias, los mensajes fallidos y otras alertas se pueden publicar en tu canal de Slack, con un resumen de la mañana a la hora que elijas.

Casos especiales resueltos

• Un correo fallido se reintenta tres veces con esperas cada vez más largas; después se marca como Fallido con el motivo y se avisa a tu equipo. Puedes reintentar todos los mensajes fallidos de una vez.
• Una dirección de correo que rebota se marca en la pantalla Hoy y en la página de la familia.
• Si una clase se cancela, se cambia o se añade después de redactar los recordatorios de la mañana, los recordatorios afectados se vuelven a redactar. Tu texto se mantiene cuando las clases no han cambiado, y Enviar todos envía solo las versiones que ha visto la oficina.
• Hasta que se conecta un proveedor de correo, los mensajes se guardan en TutorHQ y en la página de la familia, así que no se pierde nada.
• A las familias ficticias de los datos de ejemplo nunca se les envían correos de verdad.
• Los anuncios, como un cierre por vacaciones, pueden ir a todas las familias, a todos los tutores, a la lista de espera o a un solo grupo.