TutorHQ 如何运作

具体流程

1. 办公室创建班级班级名称由年级、科目、导师、上课日和时间组成，例如“10年级 生物 – Priya Raman – 周一 17:00 – 04 班”，其中任何一项变化时名称都会随之更新。
2. 排好每周的课程课程在学期日期内每周重复。也可以随时为班级加开单次课程。
3. 附上您的标准规则取消、迟到、付款、缺课与补课、退课和沟通规则都来自“设置”，也可以针对某个班级单独修改。
4. 学生入座家长同意后可以直接添加学生，也可以从候补名单中安排。候补名单会显示每个学生的科目、年级以及家长方便的时间。
5. 家长确认保留名额为孩子保留名额后，家长会在自己的页面上看到它，旁边有“确认”按钮和保留截止时间。家长确认时即同意该班级的条款。
6. 变动都有记录学生可以被转到其他班级、暂停或移出。每一次添加、移出和转班都会连同日期和操作人一起保存在班级历史中。

已处理的特殊情况

• 班级人数不能超过名额，两个孩子也不能被分到同一个名额。这是由数据库本身拒绝的。
• 导师不能被同时安排两节课，孩子也一样。
• 保留名额如果没有按时确认，就会被释放，并提供给候补名单上的下一个孩子。保留多长时间由您设定。
• 班级需要导师时，可以分批邀请几位最匹配的导师，先接受者得。只有背景审查已通过且在有效期内的导师才会收到班级邀请。
• 如果导师某节课无法上，办公室可以从教这门科目、审查已通过且当时有空的导师中找人代课。代课导师负责这节课并获得相应课酬。
• 暂停班级会搁置其之后的课程，并可以通知家长。恢复后课程会重新安排。已关闭的班级会保留完整历史。
• 日历按日、周或月显示所有课程，并对冲突以及超出导师可上课时间的课程发出提醒。

具体流程

1. 消息从您的模板开始欢迎、课程改期、推迟或取消、付款到期、退课确认等消息，只需用您的措辞写一次，并可准确预览。
2. 准备早间提醒每天早上，TutorHQ 会为每位家长起草一条当天课程的提醒，家里每个孩子的课程都包含在同一条消息中。
3. 办公室审阅您可以阅读、修改措辞、跳过某一条，或一次全部发送。在“设置”中，您可以选择先审阅再发送、自动发送或关闭。
4. 消息送达每条消息都会出现在家长的页面上。服务类消息（关于名额、取消、费用和直接回复）始终会通过邮件发送。可选类消息（例如课程报告）只发给同意接收的家庭。
5. 跟踪送达情况每条消息都会显示状态：排队中、已发送、已送达，或在服务商提供回执时显示已读；失败时附原因；如果尚未获得同意或尚未连接服务商，则显示为暂缓发送。
6. 家长回复家长可以在自己的页面上给办公室发消息，回复也会显示在那里。家长还可以提前告知办公室缺勤和假期安排。
7. 团队通过 Slack 及时了解情况导师申请、家长问题、发送失败的消息和其他提醒都可以发到您的 Slack 频道，并在您选择的时间发送早间汇总。

已处理的特殊情况

• 发送失败的邮件会重试三次，每次间隔逐渐加长，之后标记为“失败”并附上原因，同时通知您的团队。您可以一次性重试所有失败的消息。
• 被退回的邮箱地址会在“今日”界面和该家庭的页面上标出。
• 如果在早间提醒起草后有课程被取消、改期或新增，受影响的提醒会重新生成。课程没有变化时，您修改过的措辞会保留；“全部发送”只会发送办公室已经看过的版本。
• 在连接电子邮件服务商之前，消息会保存在 TutorHQ 和家长的页面上，不会丢失。
• 示例数据中的练习家庭永远不会真正收到邮件。
• 公告（例如假期停课）可以发给所有家长、所有导师、候补名单或某一个班级。