كيف يعمل TutorHQ

ما يحدث

1. ينشئ المكتب المجموعةيتكوّن اسمها من الصف والمادة والمدرّس واليوم والوقت، مثل «أحياء الصف ١٠ – بريا رامان – الاثنين ٥ مساءً – المجموعة ٠٤»، ويتحدّث الاسم عند تغيّر أيٍّ منها.
2. تُرتَّب الحصص الأسبوعيةتتكرر الحصص على امتداد تواريخ الفصل الدراسي. ويمكن إضافة حصص إضافية لمرة واحدة إلى المجموعة في أي وقت.
3. تُرفق قواعدك المعتادةقواعد الإلغاء والتأخر والدفع والحصص الفائتة والتعويضية والانسحاب والتواصل تأتي من الإعدادات، ويمكن تغييرها لمجموعة واحدة.
4. يشغل الطلاب المقاعدأضف الطلاب مباشرةً بعد موافقة أولياء أمورهم، أو انقلهم من قائمة الانتظار. تعرض قائمة الانتظار مادة كل طالب وصفّه والأوقات التي تناسب وليّ أمره.
5. يؤكد وليّ الأمر المقعد المحجوزحين يُحجز مقعد لطفل، يراه وليّ الأمر في صفحته مع زر «تأكيد» والوقت الذي يبقى فيه المقعد محجوزًا. ويوافق على شروط المجموعة عند التأكيد.
6. تُسجَّل التغييراتيمكن نقل الطلاب إلى مجموعة أخرى أو إيقافهم مؤقتًا أو إزالتهم. وتُحفظ كل إضافة وإزالة ونقل في سجل المجموعة مع التاريخ واسم من قام بها.

الحالات الخاصة التي يعالجها

• لا يمكن لمجموعة تجاوز عدد مقاعدها، ولا يمكن إعطاء المقعد نفسه لطفلين. وقاعدة البيانات نفسها ترفض ذلك.
• لا يمكن حجز مدرّس في حصتين في الوقت نفسه، ولا طفل كذلك.
• إذا لم يُؤكَّد مقعد محجوز في الوقت المحدد، يُحرَّر ويُعرض على الطفل التالي في الانتظار. وأنت تحدد مدة الحجز.
• حين تحتاج مجموعة إلى مدرّس، يمكن عرضها على أنسب المدرّسين، بضعة مدرّسين في كل مرة. ومن يقبل أولًا يحصل عليها، ولا تُعرض المجموعات إلا على المدرّسين الذين اجتازوا التحقق من الخلفية وما زال ساري المفعول.
• إذا تعذّر على مدرّس تقديم حصة واحدة، يمكن للمكتب أن يجد بديلًا من المدرّسين الذين يُدرّسون المادة نفسها، ولديهم تحقق ساري المفعول، ومتاحون في ذلك الوقت. ويتولى المدرّس البديل تلك الحصة وأجرها.
• إيقاف مجموعة مؤقتًا يعلّق حصصها القادمة، ويمكن إبلاغ أولياء الأمور. واستئنافها يعيد الحصص. والمجموعة المغلقة تحتفظ بسجلها كاملًا.
• يعرض التقويم كل حصة باليوم أو الأسبوع أو الشهر، وينبّه إلى التعارضات وإلى الحصص الواقعة خارج أوقات توفّر المدرّس.

ما يحدث

1. تبدأ الرسائل من قوالبكرسائل الترحيب، ونقل الحصة أو تأجيلها أو إلغائها، واستحقاق الدفع، وتأكيد الانسحاب، وغيرها، تُكتب مرة واحدة بصياغتك، مع معاينة مطابقة تمامًا.
2. تُجهَّز تذكيرات الصباحكل صباح يصوغ TutorHQ تذكيرًا واحدًا لكل وليّ أمر بحصص ذلك اليوم، ويضم جميع أطفال العائلة في الرسالة نفسها.
3. يراجعها المكتباقرأها، وعدّل أي صياغة، وتخطَّ واحدة منها، أو أرسلها كلها دفعة واحدة. وفي الإعدادات تختار هل تراجعها أولًا، أم تُرسَل تلقائيًا، أم تكون متوقفة.
4. تُسلَّم الرسائلتظهر كل رسالة في صفحة وليّ الأمر. والرسائل الخدمية، المتعلقة بالمقاعد والإلغاءات والأموال والردود المباشرة، تُرسَل دائمًا بالبريد الإلكتروني. أما الاختيارية، مثل تقارير الحصص، فلا تُرسَل بالبريد إلا للعائلات التي وافقت عليها.
5. يُتابَع التسليمتعرض كل رسالة حالتها: في الطابور، أو أُرسلت، أو سُلّمت أو قُرئت حين يُبلغ المزوّد بذلك، أو فشلت مع ذكر السبب، أو معلّقة لعدم وجود موافقة أو لعدم ربط مزوّد بعد.
6. يردّ أولياء الأموريمكن لأولياء الأمور مراسلة المكتب من صفحتهم، وتظهر الردود هناك أيضًا. ويمكنهم كذلك إبلاغ المكتب مسبقًا بالغياب والعطلات.
7. يبقى فريقك على اطلاع في Slackيمكن نشر طلبات المدرّسين وأسئلة أولياء الأمور والرسائل الفاشلة وغيرها من التنبيهات في قناتك على Slack، مع ملخص صباحي في الساعة التي تختارها.

الحالات الخاصة التي يعالجها

• يُعاد إرسال البريد الإلكتروني الفاشل ثلاث مرات مع فترات انتظار متزايدة، ثم يُوسَم بـ«فشل» مع ذكر السبب، ويُبلَّغ فريقك. ويمكنك إعادة إرسال الرسائل الفاشلة دفعة واحدة.
• عنوان البريد الإلكتروني الذي ترتدّ رسائله يُوسَم في شاشة «اليوم» وفي صفحة العائلة.
• إذا أُلغيت حصة أو نُقلت أو أُضيفت بعد صياغة تذكيرات الصباح، تُعاد كتابة التذكيرات المتأثرة. وتُحفظ صياغتك الخاصة إذا لم تتغيّر الحصص، وزر «إرسال الكل» لا يرسل إلا النسخ التي اطّلع عليها المكتب.
• حتى يُربط مزوّد بريد إلكتروني، تُحفظ الرسائل في TutorHQ وفي صفحة وليّ الأمر، فلا يضيع شيء.
• العائلات التجريبية في البيانات النموذجية لا تُراسَل بالبريد الإلكتروني فعليًا أبدًا.
• الإعلانات، مثل الإغلاق في عطلة، يمكن أن تُرسَل إلى جميع أولياء الأمور، أو جميع المدرّسين، أو قائمة الانتظار، أو مجموعة واحدة.